El seguimiento de la tormenta mantiene en marcha la atención al paciente

Cuando las catástrofes naturales amenazan la capacidad de los pacientes para recibir la atención médica necesaria, Colpitts Clinical debe seguir de cerca estos fenómenos meteorológicos y, al mismo tiempo, organizar alternativas de emergencia. Este fue el caso de la temporada de huracanes de septiembre de 2017 en Estados Unidos, que tuvo efectos devastadores en Texas y Florida, así como en Puerto Rico y el Caribe. En estos eventos, el tiempo es esencial.

Planificar con antelación

Cuando los meteorólogos predijeron que un huracán iba a azotar Houston, los coordinadores clínicos de Colpitts empezaron a reservar viajes para los pacientes que vivían en Houston, de modo que pudieran evacuar la ciudad hacia sus destinos de tratamiento antes de que se cancelaran todos los vuelos. Muchos pacientes pudieron viajar ese mismo día y, a pesar de la poca antelación, se sintieron reconfortados al saber que la organización de su viaje estaba asegurada por un equipo de profesionales.

Mientras muchos residentes de Houston luchaban por salir de la ciudad, algunos necesitaban llegar a Houston para recibir tratamientos médicos. A un paciente de Colpitts Clinical no le quedó más remedio que conducir hasta Houston, ya que todos los vuelos a la ciudad fueron cancelados, por lo que los coordinadores de Colpitts Clinical hicieron que el viaje fuera lo más rápido y libre de estrés posible, llamando con antelación a varias gasolineras a lo largo de la ruta del paciente para asegurarse de que estuvieran abiertas y tuvieran gasolina disponible.

Comunicación continua tras el cierre de los centros de ensayo debido al huracán

Menos de un mes después, en Miami, el huracán Irma cerró varios centros de ensayos clínicos. Colpitts Clinical gestionó comunicaciones continuas durante y después del horario laboral para reprogramar las citas de los pacientes y organizar los viajes. A los pacientes que se habían trasladado temporalmente a Miami para participar en los ensayos les preocupaba que sus hoteles no permanecieran abiertos. Los equipos clínicos de Colpitts realizaron innumerables llamadas para conseguir espacio y asegurarse de que los pacientes no llegaran y encontraran su hotel cerrado. Se trataba de un proceso continuo, ya que la trayectoria del huracán cambiaba continuamente y afectaba a las decisiones sobre si los negocios permanecerían abiertos o no.

Un activo insustituible en el sector de los viajes es la experiencia, y la experiencia de Colpitts Clinical se prestó a ayudar a los pacientes a capear estas tormentas de la forma más cómoda posible. El equipo aprovechó las tarjetas prepagadas y recargables proporcionadas para el reembolso a los pacientes con el fin de agilizar los pagos que, de otro modo, se verían afectados por la desconexión de los sistemas durante el huracán. Además, algunos pagos se hicieron por adelantado a pacientes que se encontraban en la trayectoria del huracán para que dispusieran de fondos en caso de emergencia. La experiencia también ha demostrado a Colpitts que, en medio del caos, los pacientes pueden no tener en mente su comodidad por estar tan centrados en cualquier otro aspecto de su viaje. El equipo clínico de Colpitts recomendó a los pacientes que normalmente no viajan en silla de ruedas que lo hicieran en los días previos al huracán porque sabían que los aeropuertos estarían abarrotados y con asientos limitados, y cualquier persona sometida a tratamiento médico no debería estresarse físicamente por tener que estar de pie durante largos periodos o hacer largas caminatas entre el control de seguridad y las puertas de embarque.

Ser proactivo

La proactividad es la herramienta más valiosa a la hora de considerar los viajes de los pacientes, pero el papel de Colpitts Clinical a la hora de proporcionar logística no se detiene en el embarque o la facturación. Colpitts Clinical mantuvo personal adicional todas las noches y fines de semana durante el huracán para asegurarse de que siempre hubiera alguien disponible para responder a las preguntas de los pacientes, aliviar sus preocupaciones y hacer los ajustes de última hora que podrían determinar si un paciente recibe el tratamiento necesario.