Le suivi de la tempête permet de maintenir les soins aux patients sur la bonne voie

Lorsque des catastrophes naturelles menacent la capacité des patients à recevoir les soins médicaux nécessaires, Colpitts Clinical doit suivre ces événements météorologiques de près tout en organisant simultanément des alternatives d'urgence. Ce fut le cas lors de la saison des ouragans de septembre 2017 aux États-Unis, qui a eu des effets dévastateurs sur le Texas et la Floride, ainsi que sur Porto Rico et les Caraïbes. Lors de ces événements, le temps est un facteur essentiel.

Planifier à l'avance

Lorsque les prévisionnistes ont annoncé qu'un ouragan violent allait frapper Houston, les coordinateurs cliniques de Colpitts ont commencé à réserver des voyages pour les patients vivant à Houston afin qu'ils puissent évacuer la ville vers leurs destinations de traitement avant que tous les vols ne soient annulés. De nombreux patients ont pu voyager le jour même et, malgré le court préavis, ont été rassurés de savoir que leur voyage avait été organisé par une équipe de professionnels.

Alors que de nombreux habitants de Houston luttaient pour sortir de la ville, certains avaient besoin de se rendre à Houston pour des traitements médicaux. Les coordinateurs de Colpitts Clinical ont donc fait en sorte que le voyage soit le plus rapide et le moins stressant possible en appelant à l'avance les différentes stations-service situées sur le trajet du patient pour s'assurer qu'elles étaient ouvertes et qu'il y avait de l'essence à disposition.

Communication continue après la fermeture des sites d'essai en raison de l'ouragan

Moins d'un mois plus tard, à Miami, l'ouragan Irma a entraîné la fermeture de plusieurs sites d'essais cliniques. Colpitts Clinical a géré des communications continues pendant et après les heures de bureau pour reprogrammer les rendez-vous des patients et organiser leur voyage. Les patients qui avaient temporairement déménagé à Miami pour participer aux essais craignaient que leurs hôtels ne restent pas ouverts. Les équipes cliniques de Colpitts ont passé d'innombrables appels pour obtenir de l'espace et s'assurer que les patients ne trouveraient pas leur hôtel fermé à leur arrivée. Il s'agissait d'un processus continu, car la trajectoire de l'ouragan changeait continuellement et influait sur les décisions concernant l'ouverture ou non des commerces.

L'expérience est un atout irremplaçable dans l'industrie du voyage, et l'expérience de Colpitts Clinical a permis d'aider les patients à traverser ces tempêtes le plus confortablement possible. L'équipe a tiré parti des cartes prépayées et rechargeables fournies pour le remboursement des patients afin d'accélérer les paiements qui auraient autrement été affectés par la mise hors service des systèmes pendant l'ouragan. En outre, certains paiements ont été effectués à l'avance aux patients se trouvant sur la trajectoire de l'ouragan afin qu'ils disposent de fonds en cas d'urgence. L'expérience a également montré à Colpitts qu'au milieu du chaos, les patients peuvent ne pas penser à leur confort parce qu'ils sont tellement concentrés sur tous les autres aspects de leur voyage. L'équipe clinique de Colpitts a recommandé aux patients qui ne voyagent généralement pas en fauteuil roulant de le faire dans les jours précédant l'ouragan, car ils savaient que les aéroports seraient surchargés et que le nombre de places assises serait limité, et que toute personne suivant un traitement médical ne devrait pas être physiquement stressée par le fait de devoir rester debout pendant de longues périodes ou de faire de longues marches entre la sécurité et les portes d'embarquement.

Être proactif

La proactivité est l'outil le plus précieux lorsque l'on envisage le déplacement d'un patient, mais le rôle de Colpitts Clinical en matière de logistique ne s'arrête pas à l'embarquement ou à l'enregistrement. Colpitts Clinical a maintenu des effectifs supplémentaires toutes les nuits et tous les week-ends pendant l'ouragan afin de s'assurer que quelqu'un était toujours disponible pour répondre aux questions des patients, apaiser leurs inquiétudes et procéder aux aménagements de dernière minute qui pourraient déterminer si un patient a reçu le traitement nécessaire.