Seguire la tempesta permette di seguire le cure dei pazienti

Quando le calamità naturali minacciano la possibilità dei pazienti di ricevere le cure mediche necessarie, la Clinica Colpitts deve seguire da vicino questi eventi meteorologici e contemporaneamente organizzare alternative di emergenza. Questo è stato il caso della stagione degli uragani del settembre 2017 negli Stati Uniti, che ha avuto effetti devastanti sul Texas e sulla Florida, oltre che su Porto Rico e sui Caraibi. In questi eventi, il tempo è fondamentale.

Pianificare in anticipo

Quando i meteorologi hanno previsto che un forte uragano avrebbe colpito Houston, i coordinatori clinici di Colpitts hanno iniziato a prenotare i viaggi per i pazienti residenti a Houston, in modo che potessero evacuare la città per raggiungere le loro destinazioni di cura prima che tutti i voli venissero cancellati. Molti pazienti hanno potuto viaggiare il giorno stesso e, nonostante il breve preavviso, sono stati confortati dal fatto che l'organizzazione del viaggio era stata assicurata da un team di professionisti.

Mentre molti abitanti di Houston faticavano a lasciare la città, alcuni avevano bisogno di raggiungere Houston per sottoporsi a trattamenti medici. Un paziente della Colpitts Clinical non aveva altra scelta se non quella di raggiungere Houston in auto, dato che tutti i voli per la città erano stati cancellati; i coordinatori della Colpitts Clinical hanno quindi reso il viaggio il più rapido e privo di stress possibile, chiamando in anticipo le varie stazioni di servizio lungo il percorso del paziente per assicurarsi che fossero aperte e avessero benzina disponibile.

Comunicazione continua dopo la chiusura dei siti di sperimentazione a causa dell'uragano

Meno di un mese dopo, a Miami, l'uragano Irma ha bloccato diversi siti di sperimentazione clinica. Colpitts Clinical ha gestito le comunicazioni durante e dopo l'orario di lavoro per riprogrammare gli appuntamenti dei pazienti e organizzare i viaggi. I pazienti che si erano temporaneamente trasferiti a Miami per partecipare agli studi erano preoccupati che i loro alberghi non sarebbero rimasti aperti. I team clinici di Colpitts hanno effettuato innumerevoli telefonate per garantire lo spazio e assicurare che i pazienti non arrivassero trovando l'hotel chiuso. Si è trattato di un processo continuo, poiché il percorso dell'uragano cambiava continuamente e influiva sulle decisioni di apertura o meno delle aziende.

Una risorsa insostituibile nel settore dei viaggi è l'esperienza, e l'esperienza di Colpitts Clinical si è prestata ad aiutare i pazienti a superare queste tempeste nel modo più confortevole possibile. Il team ha sfruttato le carte prepagate e ricaricabili fornite per il rimborso dei pazienti, per accelerare i pagamenti che altrimenti sarebbero stati influenzati dall'offline dei sistemi durante l'uragano. Inoltre, alcuni pagamenti sono stati effettuati in anticipo ai pazienti che si trovavano sulla rotta dell'uragano, in modo che avessero fondi disponibili in caso di emergenza. L'esperienza ha anche dimostrato a Colpitts che, nel bel mezzo del caos, i pazienti possono non avere in mente il loro comfort perché sono così concentrati su ogni altro aspetto del loro viaggio. L'équipe clinica del Colpitts ha raccomandato ai pazienti che di solito non viaggiano con la sedia a rotelle di farlo nei giorni precedenti l'uragano, perché sapevano che gli aeroporti sarebbero stati sovraffollati e con posti a sedere limitati; inoltre, chi è sottoposto a cure mediche non dovrebbe essere fisicamente stressato dal dover stare in piedi per lunghi periodi o fare lunghe camminate tra i controlli di sicurezza e i gate.

Essere proattivi

La proattività è lo strumento più prezioso quando si considerano i viaggi dei pazienti, ma il ruolo di Colpitts Clinical nel fornire la logistica non si ferma all'imbarco o al check-in. Colpitts Clinical ha mantenuto personale extra ogni notte e weekend durante l'uragano per assicurarsi che qualcuno fosse sempre disponibile a rispondere alle domande dei pazienti, ad alleviare le loro preoccupazioni e a fare le sistemazioni dell'ultimo minuto che potrebbero determinare la possibilità che un paziente riceva le cure necessarie.