Die menschliche Seite der klinischen Prüfungen

Die menschliche Seite der klinischen Prüfungen: Eine Woche, die mich daran erinnert hat, warum ich diesen Job mache

Bei meiner Arbeit als Reisekoordinatorin für klinische Studien konzentriere ich mich oft auf die Logistik - Flüge buchen, Hotels organisieren, Erstattungen bearbeiten. Aber hin und wieder erinnert mich eine Situation an die menschliche Seite unserer Arbeit und daran, warum unsere Arbeit so wichtig ist.

Vor kurzem erhielt ich während eines einwöchigen Besuchs im Rahmen einer unserer Studien eine E-Mail von den Eltern eines Kindes, das an der Studie teilnahm. Schon in den ersten Zeilen ihrer Nachricht konnte ich ihren Stress und ihre Besorgnis spüren. Sie erklärte, dass ihnen das Geld für die Verpflegung ausgegangen sei und sie nur noch drei Tage Zeit hätten, und fragte, ob es eine Möglichkeit gäbe, während des Besuchs eine Rückerstattung zu erhalten.

Normalerweise wird diese Studie nur auf Erstattungsbasis durchgeführt, d. h. die Familien zahlen im Voraus und erhalten anschließend die Kosten zurück. Aber nicht alle Eltern oder Teilnehmer sind in der Lage, diese Kosten im Voraus zu tragen. In diesem Fall war das Hotelzimmer nicht mit Kochgelegenheit ausgestattet, was bedeutete, dass teure Mahlzeiten aus dem Hotelrestaurant oder von örtlichen Imbissbuden die einzige Möglichkeit waren.

Nachdem ich die Belege für die bereits getätigten Ausgaben geprüft hatte, setzte ich mich sofort mit unserem Finanzteam in Verbindung, um eine dringende Zahlung zu veranlassen. Nachdem ich der Mutter bestätigt hatte, dass die Überweisung innerhalb von 24 Stunden erfolgen würde, schickte sie mir diese herzliche Antwort:

“Im Namen von mir und meinem Sohn möchte ich Ihnen herzlich für Ihre außergewöhnlich schnelle und positive Antwort auf unsere Anfrage danken. Es ist eine große Erleichterung zu wissen, dass die Rückerstattung noch heute verschickt wird und wir die Behandlung unseres Sohnes in Amsterdam ohne zusätzlichen Stress fortsetzen können. Ihre Unterstützung bedeutet uns mehr, als wir in Worten ausdrücken können. Danke, dass Sie uns in dieser wichtigen Zeit beigestanden haben. Mit aufrichtiger Dankbarkeit.”

Die Lektüre ihrer Worte ließ mich wirklich innehalten. Sie erinnerten mich daran, dass wir uns jeden Tag mit Richtlinien, Prozessen und Papierkram befassen, während diese Familien mit etwas viel Größerem zu tun haben - mit der Pflege ihres kranken Kindes, während sie sich in einer fremden Stadt, einem ungewohnten System und unter ständigem finanziellen Druck zurechtfinden müssen.

Daraufhin wandte ich mich an den Studiensponsor, erklärte ihm, was passiert war, und bat um die Sondergenehmigung, dieser Familie für künftige Besuche im Voraus ein Tagegeld für Mahlzeiten zu gewähren. Man war sofort verständnisvoll und genehmigte den Antrag fast umgehend.

Als ich der Mutter diese Entscheidung mitteilte, schrieb sie zurück:

Ich habe ihre Anerkennung auch an unser Finanzteam weitergeleitet, das sich schnell um die Beschleunigung ihrer ersten Zahlung bemüht hatte. Einer von ihnen hat geantwortet:

“Es ist so schön, wenn man das hört, denn es ist eine Schande, dass wir diese Seite nicht sehen. Das rückt meine Rolle ein wenig ins rechte Licht - die Menge an Familien, denen wir alle helfen, ist unglaublich.”

Diese ganze Erfahrung hat uns sehr deutlich vor Augen geführt, wie wichtig Teamarbeit bei der Unterstützung von Familien in klinischen Studien ist - nicht nur bei der Reisekoordination, sondern auch bei den Finanzen, den Sponsoren und allen anderen, die hinter den Kulissen arbeiten. Es ist leicht, sich in den administrativen Details zu verlieren, aber im Grunde helfen wir den Familien in einer der schwierigsten Zeiten ihres Lebens.

Und manchmal kann etwas so Einfaches wie eine beschleunigte Erstattung oder eine kleine Änderung des Verfahrens eine große Last von ihren Schultern nehmen, so dass sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: die Behandlung und das Wohlergehen ihres Kindes.

 

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