I passi per il successo di un incontro con gli investigatori

Vi è stato affidato il compito di organizzare uno Investigator Meeting (IM). Questi eventi hanno un impatto così significativo sul successo complessivo di una sperimentazione clinica che il desiderio di ottenere risultati può far sembrare la fase di pianificazione opprimente. Tuttavia, la suddivisione in fasi può aiutare gli sponsor e le CRO a stabilire e raggiungere gli obiettivi per l'IM.

• Il primo passo dovrebbe essere quello di identificare i propri obiettivi di allenamento. Non si possono raggiungere gli obiettivi se non si sa cosa si sta cercando di ottenere.
• Sviluppate il vostro budget tenendo conto della conformità. L'elemento più importante da tenere presente quando si organizza una GI è il rispetto del Sunshine Act. Le sedi non devono essere sontuosi hotel a cinque stelle, e nemmeno alberghi con le parole “resort” o “spa” nel nome. I pasti devono avere un prezzo modesto. Negoziare in anticipo i “menu farmaceutici” aiuta a contenere i costi. Gli hotel degli aeroporti funzionano bene in quanto consentono di risparmiare sui costi di trasporto. Un bilancio accurato e la tenuta di registri sono essenziali. Ricordate che i tre elementi più importanti da tenere a mente quando si pianifica una GI sono la coerenza, la conformità e l'efficacia dei costi.
• Nella scelta della sede, è importante considerare le aree da cui viaggeranno i partecipanti target. La sede dovrebbe essere situata in una città centrale, in modo che gli investigatori possano raggiungerla in un arco di tempo compreso tra le tre e le sei ore. Tenete presente che gli Investigator Meeting durano in genere solo due giorni, quindi non volete far viaggiare i partecipanti per troppe ore. I vostri investigatori non vogliono stare fuori dall'ufficio o lontano dai loro pazienti, quindi fateli di venerdì/sabato. Una volta decisa la città o le città in cui organizzare l'IM, scegliete tre hotel diversi e negoziate, negoziate, negoziate. Non sono solo le tariffe alberghiere a incidere sul vostro budget, ma anche il cibo e le bevande, le camere gratuite, internet, gli sconti AV e altro ancora. Sapere se nell'hotel ci saranno altre aziende farmaceutiche nello stesso periodo. In tal caso, assicuratevi che il vostro spazio per le riunioni non sia vicino ad altre aziende farmaceutiche, in modo che i segreti commerciali non giungano alle orecchie sbagliate.
• Il vostro programma si svilupperà nel tempo, ma dovete iniziare a pensare alla logistica che vi permetterà di raggiungere questi obiettivi. Ad esempio, quanti partecipanti intendete avere e come potete incrementare la partecipazione? Quanto spazio è necessario per rendere l'IM il più interattivo e coinvolgente possibile? Probabilmente avrete molto da raccontare in due giorni, quindi tenete l'agenda stretta.
• Prevedere un tempo sufficiente per il networking e gli eventi sociali serali., Tuttavia, dovrete assicurarvi che gli eventi siano modesti per rispettare i codici farmaceutici.

In generale, è necessario considerare il modo migliore per consentire ai ricercatori di lasciare la riunione con la massima conoscenza e comprensione dei protocolli clinici. Le decisioni prese durante il processo di pianificazione possono contribuire all'arruolamento e alla conservazione dei pazienti, nonché alla durata e ai costi complessivi dello studio.