Trin til succes med undersøgermøder

Så du.

• Det første skridt bør være at identificere dine træningsmål. Du kan ikke nå dine mål, hvis du ikke ved, hvad du forsøger at opnå.
• Udvikl dit budget med hensyntagen til overholdelse. Det vigtigste at huske, når man afholder et IM, er overholdelse af Sunshine Act. Lokalerne bør ikke være overdådige femstjernede hoteller, eller endda hoteller med ordene “resort” eller “spa” i navnet. Måltider bør være beskedne i pris. Forhandling af “farmaceutiske menuer” på forhånd hjælper med at holde omkostningerne nede. Lufthavnshoteller fungerer godt, da de også sparer på transportomkostningerne. Nøjagtig budgettering og bogføring er afgørende. Husk, at de tre vigtigste ting at huske, når man planlægger et IM, er konsistens, overholdelse og omkostningseffektivitet.
• Når du vælger en lokation, er det vigtigt, at du ser på de områder, hvor dine målgruppedeltagere vil rejse fra. Mødestedet skal ligge i en central by, således at efterforskerne kan komme til byen inden for tre til seks timer. Husk, at Investigator Meetings typisk kun varer to dage, så du ønsker ikke at få deltagerne til at rejse for mange timer. Dine efterforskere ønsker ikke at være væk fra kontoret eller deres patienter, så planlæg dem over en fredag/lørdag. Når du har besluttet, hvilken by eller hvilke byer du ønsker at afholde dit IM i, skal du vælge tre forskellige hoteller og forhandle, forhandle, forhandle. Det er ikke kun hotelpriser, der kan påvirke dit budget, men også mad og drikkevarer, gratis værelser, internet, AV-rabatter og meget mere. Find ud af, om der vil være andre medicinalvirksomheder på hotellet på samme tid. Hvis ja, skal du sikre dig, at dit mødelokale ikke ligger tæt på andre medicinalvirksomheder, så forretningshemmeligheder ikke når de forkerte ører.
• Din dagsorden vil udvikle sig over tid, men du skal begynde at tænke over logistikken, der vil gøre dig i stand til at nå disse mål. For eksempel, hvor mange deltagere sigter du efter at have, og hvordan kan du øge antallet af deltagere? Hvor meget mødeplads får du brug for for at gøre IM så interaktiv og engagerende som muligt? Du har sandsynligvis meget at dække på to dage, så hold dagsordenen stram.
• Afset tilstrækkelig tid til netværks- og sociale arrangementer om aftenen, selvom du vil sørge for, at arrangementerne er beskedne for at overholde medicinalindustriens regler.

Overordnet ønsker du at overveje, hvordan du bedst muligt giver forskere mulighed for at forlade mødet med så megen viden og en grundig forståelse af de kliniske protokoller som muligt. De beslutninger, der træffes gennem planlægningsprocessen, kan bidrage til patienttilmelding, fastholdelse samt studiens samlede varighed og omkostninger.