Schritte zum Erfolg der Ermittlerbesprechung

Sie sind also mit der Planung eines Investigator Meetings (IM) betraut worden. Diese Veranstaltungen haben einen so großen Einfluss auf den Gesamterfolg einer klinischen Studie, dass der Wunsch, Ergebnisse zu erzielen, die Planungsphase überwältigend erscheinen lassen kann. Eine Unterteilung in einzelne Schritte kann Sponsoren und CROs jedoch dabei helfen, ihre Ziele für das IM festzulegen und zu erreichen.

• Der erste Schritt sollte darin bestehen, Ihre Trainingsziele zu ermitteln. Man kann seine Ziele nicht erreichen, wenn man nicht weiß, was man erreichen will.
• Entwickeln Sie Ihr Budget mit Blick auf die Einhaltung der Vorschriften. Der wichtigste Punkt, den man bei der Durchführung einer IM beachten sollte, ist die Einhaltung des Sunshine Act. Die Veranstaltungsorte sollten keine luxuriösen Fünf-Sterne-Hotels oder gar Hotels mit den Worten “Resort” oder “Spa” im Namen sein. Die Preise für die Mahlzeiten sollten bescheiden sein. Das Aushandeln von “Pharmamenüs” im Vorfeld hilft, die Kosten niedrig zu halten. Flughafenhotels eignen sich gut, da sie auch die Transportkosten senken. Eine genaue Budgetplanung und Buchführung sind unerlässlich. Denken Sie daran, dass die drei wichtigsten Punkte, die Sie bei der Planung einer IM im Auge behalten müssen, Konsistenz, Einhaltung der Vorschriften und Kosteneffizienz sind.
• Bei der Wahl des Standorts ist es wichtig, dass Sie die Gebiete berücksichtigen, aus denen Ihre Zielgruppen anreisen werden. Der Veranstaltungsort sollte in einer zentral gelegenen Stadt liegen, damit die Ermittler die Stadt innerhalb von drei bis sechs Stunden erreichen können. Bedenken Sie, dass Prüfertagungen in der Regel nur zwei Tage dauern, so dass Sie den Teilnehmern nicht zu viele Stunden Fahrt zumuten wollen. Ihre Ermittler wollen nicht aus dem Büro oder von ihren Patienten weg sein, also legen Sie sie auf einen Freitag/Samstag. Sobald Sie sich für eine oder mehrere Städte entschieden haben, in denen die IM stattfinden soll, suchen Sie drei verschiedene Hotels aus und verhandeln, verhandeln, verhandeln. Nicht nur die Hotelpreise können sich auf Ihr Budget auswirken, sondern auch Speisen und Getränke, kostenlose Zimmer, Internet, AV-Rabatte und vieles mehr. Informieren Sie sich, ob sich zur gleichen Zeit andere Pharmaunternehmen im Hotel aufhalten werden. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Ihr Konferenzraum nicht in der Nähe anderer Pharmaunternehmen liegt, damit Geschäftsgeheimnisse nicht an die falschen Ohren gelangen.
• Ihre Agenda wird sich im Laufe der Zeit entwickeln, aber Sie müssen schon jetzt über die Logistik nachdenken, die es Ihnen ermöglicht, diese Ziele zu erreichen. Wie viele Teilnehmer wollen Sie zum Beispiel haben und wie können Sie die Teilnehmerzahl erhöhen? Wie viel Platz wird benötigt, um die IM so interaktiv und ansprechend wie möglich zu gestalten? Wahrscheinlich haben Sie in zwei Tagen eine Menge zu besprechen, also halten Sie die Tagesordnung straff.
• Planen Sie ausreichend Zeit für Networking und gesellschaftliche Veranstaltungen am Abend ein., Allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Veranstaltungen bescheiden ausfallen, um den Pharmakodex zu erfüllen.

Insgesamt sollten Sie überlegen, wie Sie es den Forschern am besten ermöglichen, die Sitzung mit möglichst viel Wissen und einem gründlichen Verständnis der klinischen Protokolle zu verlassen. Die während des Planungsprozesses getroffenen Entscheidungen können sich auf die Patientenaufnahme, die Patientenbindung sowie die Gesamtdauer und die Kosten der Studie auswirken.