Βήματα για την επιτυχία της συνάντησης του ερευνητή

Σας έχει ανατεθεί λοιπόν ο σχεδιασμός μιας συνάντησης ερευνητών (IM). Αυτές οι εκδηλώσεις έχουν τόσο σημαντικό αντίκτυπο στη συνολική επιτυχία μιας κλινικής δοκιμής που η επιθυμία για την επίτευξη αποτελεσμάτων μπορεί να κάνει τη φάση του σχεδιασμού να φαίνεται συντριπτική. Ωστόσο, η διάσπασή του σε βήματα μπορεί να βοηθήσει τους χορηγούς και τις CRO να θέσουν και να επιτύχουν τους στόχους τους για την ΕΜ.

• Το πρώτο βήμα θα πρέπει να είναι ο προσδιορισμός των προπονητικών σας στόχων. Δεν μπορείτε να πετύχετε στόχους αν δεν ξέρετε τι προσπαθείτε να επιτύχετε.
• Αναπτύξτε τον προϋπολογισμό σας με γνώμονα τη συμμόρφωση. Το πιο σημαντικό στοιχείο που πρέπει να έχετε κατά νου όταν διοργανώνετε μια ΕΜ είναι η συμμόρφωση με τον νόμο Sunshine Act. Οι χώροι διεξαγωγής δεν θα πρέπει να είναι πολυτελή ξενοδοχεία πέντε αστέρων ή ακόμη και ξενοδοχεία με τις λέξεις “θέρετρο” ή “σπα” στο όνομα. Τα γεύματα θα πρέπει να είναι σε μέτριες τιμές. Η εκ των προτέρων διαπραγμάτευση των “φαρμακευτικών μενού” συμβάλλει στη μείωση του κόστους. Τα ξενοδοχεία αεροδρομίων λειτουργούν καλά, καθώς εξοικονομούν επίσης και τα έξοδα μεταφοράς. Ο ακριβής προϋπολογισμός και η τήρηση αρχείων είναι απαραίτητα. Να θυμάστε ότι τα τρία πιο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να έχετε κατά νου όταν σχεδιάζετε μια ΠΜ είναι η συνέπεια, η συμμόρφωση και η οικονομική αποτελεσματικότητα.
• Κατά την επιλογή της τοποθεσίας, είναι σημαντικό να εξετάσετε τις περιοχές από τις οποίες θα ταξιδέψουν οι συμμετέχοντες-στόχοι σας. Ο τόπος διεξαγωγής θα πρέπει να βρίσκεται σε κεντρική πόλη, ώστε οι ερευνητές να μπορούν να φτάσουν στην πόλη μέσα σε τρεις έως έξι ώρες. Λάβετε υπόψη ότι οι συναντήσεις ερευνητών διαρκούν συνήθως μόνο δύο ημέρες, οπότε δεν θέλετε να αναγκάσετε τους συμμετέχοντες να ταξιδέψουν πολλές ώρες. Οι ερευνητές σας δεν θέλουν να είναι εκτός γραφείου ή μακριά από τους ασθενείς τους, οπότε πραγματοποιήστε τις σε μια Παρασκευή/Σάββατο. Μόλις αποφασίσετε σε ποια πόλη ή πόλεις θέλετε να πραγματοποιήσετε την ΕΜ, επιλέξτε τρία διαφορετικά ξενοδοχεία και διαπραγματευτείτε, διαπραγματευτείτε, διαπραγματευτείτε. Δεν είναι μόνο οι τιμές των ξενοδοχείων που μπορούν να επηρεάσουν τον προϋπολογισμό σας, αλλά και τα τρόφιμα και τα ποτά, τα δωρεάν δωμάτια, το διαδίκτυο, οι εκπτώσεις AV και πολλά άλλα. Μάθετε αν θα υπάρχουν και άλλες φαρμακευτικές εταιρείες στο ξενοδοχείο την ίδια στιγμή. Εάν ναι, βεβαιωθείτε ότι ο χώρος της συνεδρίασής σας δεν βρίσκεται κοντά σε άλλες φαρμακευτικές εταιρείες, ώστε τα εμπορικά μυστικά να μην φτάσουν σε λάθος αυτιά.
• Η ατζέντα σας θα αναπτυχθεί με την πάροδο του χρόνου, αλλά πρέπει να αρχίσετε να σκέφτεστε την υλικοτεχνική υποδομή που θα σας επιτρέψει να επιτύχετε αυτούς τους στόχους. Για παράδειγμα, πόσους συμμετέχοντες στοχεύετε να έχετε και πώς μπορείτε να αυξήσετε τη συμμετοχή; Πόσο χώρο θα χρειαστείτε για τη συνάντηση, ώστε η ΠΣ να είναι όσο το δυνατόν πιο διαδραστική και ελκυστική; Πιθανόν να έχετε πολλά να καλύψετε σε δύο ημέρες, γι' αυτό κρατήστε την ατζέντα σφιχτή.
• Αφήστε αρκετό χρόνο για δικτύωση και κοινωνικές εκδηλώσεις το βράδυ, αν και θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι εκδηλώσεις θα είναι μέτριες, προκειμένου να συμμορφώνονται με τους φαρμακευτικούς κώδικες.

Συνολικά, θέλετε να εξετάσετε πώς θα επιτρέψετε στους ερευνητές να φύγουν από τη συνάντηση με όσο το δυνατόν περισσότερες γνώσεις και πλήρη κατανόηση των κλινικών πρωτοκόλλων. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού μπορούν να συμβάλουν στην εγγραφή ασθενών, τη διατήρηση και τη συνολική διάρκεια και το κόστος της μελέτης.