Les étapes d'une réunion d'enquêteurs réussie

Vous avez donc été chargé de planifier une réunion d'investigateurs (RI). Ces événements ont un impact tellement important sur le succès global d'un essai clinique que le désir d'obtenir des résultats peut rendre la phase de planification insurmontable. Cependant, la décomposition en plusieurs étapes peut aider les promoteurs et les ORC à fixer et à atteindre leurs objectifs pour la réunion d'investigateurs.

• La première étape consiste à identifier vos objectifs d'entraînement. Vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs si vous ne savez pas ce que vous essayez de faire.
• Élaborez votre budget en tenant compte de la conformité. Le point le plus important à garder à l'esprit lors de l'organisation d'une réunion d'information est le respect du Sunshine Act. Les lieux ne doivent pas être de somptueux hôtels cinq étoiles, ni même des hôtels dont le nom comporte les mots “resort” ou “spa”. Les repas doivent être d'un prix modeste. Négocier des “menus pharmaceutiques” à l'avance permet de réduire les coûts. Les hôtels situés dans les aéroports conviennent parfaitement, car ils permettent d'économiser sur les frais de transport. Il est essentiel d'établir un budget précis et de tenir des registres. Les trois éléments les plus importants à garder à l'esprit lors de la planification d'un GI sont la cohérence, la conformité et le rapport coût-efficacité.
• Lors du choix de l'emplacement, il est important de tenir compte des régions d'où viendront les participants que vous ciblez. Le lieu doit être situé dans une ville centrale afin que les enquêteurs puissent s'y rendre dans un délai de trois à six heures. Gardez à l'esprit que les réunions d'enquêteurs ne durent généralement que deux jours, et qu'il ne faut donc pas faire voyager les participants pendant trop d'heures. Vos enquêteurs ne veulent pas être absents de leur bureau ou éloignés de leurs patients, alors organisez-les un vendredi ou un samedi. Une fois que vous avez décidé dans quelle(s) ville(s) vous souhaitez organiser votre conférence intergouvernementale, choisissez trois hôtels différents et négociez, négociez, négociez. Ce ne sont pas seulement les tarifs des hôtels qui peuvent avoir un impact sur votre budget, mais aussi la nourriture et les boissons, les chambres gratuites, l'internet, les remises sur l'audiovisuel et bien d'autres choses encore. Sachez s'il y aura d'autres sociétés pharmaceutiques dans l'hôtel au même moment. Si c'est le cas, assurez-vous que votre espace de réunion ne se trouve pas à proximité d'autres sociétés pharmaceutiques afin que les secrets commerciaux ne tombent pas dans de mauvaises oreilles.
• Votre programme se développera au fil du temps, mais vous devez commencer à réfléchir à la logistique qui vous permettra d'atteindre ces objectifs. Par exemple, combien de participants visez-vous et comment pouvez-vous augmenter le nombre de participants ? De combien d'espace de réunion aurez-vous besoin pour rendre l'IM aussi interactif et engageant que possible ? Vous avez probablement beaucoup de choses à couvrir en deux jours, aussi l'ordre du jour doit-il être serré.
• Prévoir suffisamment de temps pour la mise en réseau et les activités sociales en soirée., Vous devez toutefois veiller à ce que les événements soient modestes afin de respecter les codes pharmaceutiques.

Dans l'ensemble, vous devez réfléchir à la meilleure façon de permettre aux chercheurs de quitter la réunion avec autant de connaissances et une compréhension approfondie des protocoles cliniques que possible. Les décisions prises tout au long du processus de planification peuvent contribuer au recrutement et à la fidélisation des patients, ainsi qu'à la durée et au coût globaux de l'étude.