Pasos para el éxito de la reunión de investigadores

Le han encomendado la planificación de una Reunión de Investigadores (MI). Estos eventos tienen un impacto tan significativo en el éxito general de un ensayo clínico que el deseo de lograr resultados puede hacer que la fase de planificación parezca abrumadora. Sin embargo, dividirla en pasos puede ayudar a los patrocinadores y a las CRO a establecer y alcanzar sus objetivos para la MI.

• El primer paso debería ser identificar sus objetivos de entrenamiento. No se pueden alcanzar objetivos si no se sabe lo que se quiere conseguir.
• Elabore su presupuesto teniendo en cuenta el cumplimiento de la normativa. Lo más importante que hay que tener en cuenta al celebrar un MI es el cumplimiento de la Sunshine Act. Los lugares de celebración no deben ser lujosos hoteles de cinco estrellas, ni siquiera hoteles con las palabras “resort” o “spa” en el nombre. El precio de las comidas debe ser modesto. Negociar por adelantado los “menús farmacéuticos” ayuda a mantener los costes bajos. Los hoteles de aeropuerto son una buena opción, ya que también ahorran gastos de transporte. Es esencial llevar un presupuesto y unos registros precisos. Recuerde que los tres elementos más importantes a la hora de planificar un MI son la coherencia, el cumplimiento y la rentabilidad.
• A la hora de elegir un lugar, es importante que tenga en cuenta las zonas desde las que se desplazarán los asistentes. El lugar de celebración debe estar situado en una ciudad céntrica para que los investigadores puedan llegar en un plazo de tres a seis horas. Tenga en cuenta que las Reuniones de Investigadores suelen durar sólo dos días, por lo que no querrá obligar a los asistentes a viajar demasiadas horas. Sus investigadores no querrán estar fuera de la oficina o alejados de sus pacientes, así que organícelas un viernes/sábado. Una vez que decida en qué ciudad o ciudades quiere celebrar su MI, elija tres hoteles diferentes y negocie, negocie y negocie. No son sólo las tarifas de los hoteles las que pueden afectar a su presupuesto, sino también la comida y la bebida, las habitaciones gratuitas, Internet, los descuentos en audiovisuales y mucho más. Averigüe si habrá otras empresas farmacéuticas en el hotel al mismo tiempo. Si es así, asegúrese de que el lugar de la reunión no esté cerca de otras empresas farmacéuticas para que los secretos comerciales no lleguen a oídos equivocados.
• Tu agenda se desarrollará con el tiempo, pero tienes que empezar a pensar en la logística que te permitirá cumplir esos objetivos. Por ejemplo, ¿cuántos asistentes quiere tener y cómo puede aumentar la asistencia? ¿Cuánto espacio necesitará para que la reunión sea lo más interactiva y atractiva posible? Probablemente tenga mucho que tratar en dos días, así que mantenga un orden del día apretado.
• Deje tiempo suficiente para establecer contactos y asistir a actos sociales por la tarde., Aunque deberá asegurarse de que los actos sean modestos para cumplir los códigos farmacéuticos.

En general, debe considerar la mejor manera de permitir que los investigadores salgan de la reunión con el mayor conocimiento y la mejor comprensión posible de los protocolos clínicos. Las decisiones tomadas a lo largo del proceso de planificación pueden contribuir a la inscripción y retención de pacientes, así como a la duración y el coste globales del estudio.