Colpitts-reiscoördinatoren zorgen ervoor dat de unieke behoeften van patiënten tijdens het reizen worden vervuld.
Er is geen eenvoudige, kant-en-klaar oplossing voor reizen tijdens klinische studies. Elke onderzoeksverstrekker heeft andere vereisten, verschillende niveaus van zorg voor patiënten en andere accommodatiebehoeften. Essentieel is dat er geen standaardoplossing is voor het vervoeren van patiënten naar de onderzoeklocatie en het comfortabel maken van hun verblijf.
Net als vaak bij procescoördinatie moeten de klinische reisexperts van Colpitts elk aspect van projectmanagement aanpassen, te beginnen met hun planningstijl. Voor één klinische klant in het bijzonder zorgde het Colpitts-team voor regelmatige conferentiegesprekken, die plaatsvonden telkens wanneer de reizen van patiënten moesten worden beoordeeld voordat ze werden geboekt. Deze gesprekken waren noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de bijzonder mobiele patiënten die aan deze studie deelnamen, snel en comfortabel naar de testlocatie konden reizen na een specifieke medische gebeurtenis.
Een dergelijke conferentiebijeenkomst werd laat in een vrijdagmiddag door de onderzoeksorganisatie gevraagd. Een patiënt moest de volgende week vanuit Venezuela naar Philadelphia vliegen, wat toevallig de lentevakantie was voor studenten. Dit betekende dat de vluchtopties op zeer korte termijn zeer beperkt waren. Gezien de medische conditie van de patiënt zou een chartervlucht met een luchtambulance een acceptabele vorm van vervoer zijn geweest, maar op dat moment was er een verbod van de overheid op alle reizen naar Venezuela vanuit de VS.
De kansen leken tegen de Colpitts-team aan te slaan, maar de videoconferentie bood een slimme oplossing voor de uitdagingen die zich voordeden. Het team zorgde ervoor dat de patiënt commercieel naar Panama City vloog, waar vervolgens een luchtambulance de patiënt oppikte en hem naar Philadelphia vloog. Alle reisgegevens werden binnen 24 uur bevestigd om ervoor te zorgen dat de patiënt en de onderzoeksleverancier een nauwkeurig reisschema hadden, zo ver mogelijk van tevoren.
