Pasos para el éxito de una reunión con investigadores

Así que te han encargado la planificación de una reunión de investigadores (IM). Estos eventos tienen un impacto tan significativo en el éxito general de un ensayo clínico que el deseo de obtener resultados puede hacer que la fase de planificación parezca abrumadora. Sin embargo, dividirla en pasos puede ayudar a los patrocinadores y a las CRO a establecer y alcanzar sus objetivos para la IM.

• El primer paso debería ser identificar tus objetivos de entrenamiento. No puedes alcanzar tus metas si no sabes qué es lo que quieres lograr.
• Elabora tu presupuesto teniendo en cuenta el cumplimiento normativo. Lo más importante que hay que tener en cuenta al organizar una reunión informativa es el cumplimiento de la Ley Sunshine. Los lugares de celebración no deben ser lujosos hoteles de cinco estrellas, ni siquiera hoteles que incluyan las palabras “resort” o “spa” en su nombre. Las comidas deben tener un precio moderado. Negociar “menús farmacéuticos” por adelantado ayuda a mantener bajos los costos. Los hoteles de aeropuerto son una buena opción, ya que también permiten ahorrar en gastos de transporte. Es fundamental elaborar presupuestos precisos y llevar un registro adecuado. Recuerde que los tres aspectos más importantes a tener en cuenta al planificar un IM son la coherencia, el cumplimiento normativo y la rentabilidad.
• A la hora de elegir una ubicación, es importante que tengas en cuenta las zonas desde las que viajarán los asistentes a los que te diriges. El lugar debe estar ubicado en una ciudad céntrica para que los investigadores puedan llegar a ella en un plazo de tres a seis horas. Ten en cuenta que las reuniones de investigadores suelen durar solo dos días, por lo que no conviene que los asistentes tengan que viajar durante muchas horas. Tus investigadores no quieren estar fuera de la oficina ni alejados de sus pacientes, así que organiza la reunión para un viernes y un sábado. Una vez que decida en qué ciudad o ciudades desea celebrar su reunión de investigadores, elija tres hoteles diferentes y negocie, negocie, negocie. No son solo las tarifas hoteleras las que pueden afectar su presupuesto, sino también la comida y la bebida, las habitaciones de cortesía, el internet, los descuentos en equipos audiovisuales y más. Averigüe si habrá otras empresas farmacéuticas en el hotel al mismo tiempo. Si es así, asegúrese de que su espacio de reunión no esté cerca de otras empresas farmacéuticas para que los secretos comerciales no lleguen a oídos equivocados.
• Tu plan de acción irá tomando forma con el tiempo, pero debes empezar a pensar en los aspectos prácticos que te permitirán alcanzar esos objetivos. Por ejemplo, ¿cuántos asistentes esperas tener y cómo puedes aumentar la asistencia? ¿Cuánto espacio de reunión necesitarás para que el IM sea lo más interactivo y atractivo posible? Probablemente tengas mucho que tratar en dos días, así que mantén el orden del día bien ajustado.
• Reserva tiempo suficiente para las actividades de networking y los eventos sociales por la noche, aunque conviene asegurarse de que los eventos sean de carácter modesto para cumplir con los códigos del sector farmacéutico.

En general, hay que pensar en cuál es la mejor manera de lograr que los investigadores salgan de la reunión con el mayor conocimiento y la comprensión más profunda posible de los protocolos clínicos. Las decisiones que se tomen a lo largo del proceso de planificación pueden influir en la captación y retención de pacientes, así como en la duración y el costo total del estudio.