Un ejemplo real de un centro francés de ensayos clínicos

Un ejemplo real de un centro francés de ensayos clínicos: Cuando el viaje reservado por el paciente cuesta más que dinero

En la investigación clínica, la experiencia del paciente, la eficiencia del centro y el control de los costes son fundamentales para el éxito del ensayo. Recientemente, una situación en un centro de Francia puso de manifiesto exactamente por qué la gestión especializada de viajes para ensayos clínicos no solo es útil, sino esencial.

La situación

Un paciente que asiste a un ensayo clínico en Francia completado:

• Una visita de exploración
• Visita 1
• Visita 2

Para las tres visitas, el paciente organizó y pagó por su cuenta el viaje, incluidos los vuelos y el alojamiento en hotel, con la intención de presentar recibos para su reembolso.

A primera vista, esto puede parecer sencillo. En realidad, creó problemas financieros y operativos evitables tanto para el promotor como para el paciente.

¿Qué ha ocurrido?

• Vuelos reservados con tarifas especiales
• El paciente reservó vuelos con Air France, una compañía aérea nacional de servicio completo. Aunque reputada y fiable, Air France no es una aerolínea de bajo coste.
• Una alternativa más rentable, como EasyJet, se habría ajustado a los parámetros del presupuesto de viajes aprobado por el patrocinador.
• En consecuencia, los costes de los billetes de avión fueron significativamente más elevados de lo necesario.
• Hoteles muy por encima de las tarifas aprobadas

Sin saberlo, el paciente eligió opciones de hotel que superaban con creces los límites de tarifa nocturna aprobados. Desde la perspectiva del paciente, las opciones eran razonables y convenientes. Sin embargo, sin visibilidad de los límites aprobados por el patrocinador, no había ningún mecanismo para garantizar el cumplimiento de los costes.

En tres visitas, los gastos totales de alojamiento y vuelo fueron casi tres veces superiores a los que se habrían producido si Colpitts Clinical hubiera organizado el viaje dentro de los parámetros acordados.

Los costes ocultos más allá del presupuesto

El impacto financiero es sólo una parte de la historia.

Estrés del paciente y carga financiera

El paciente tuvo que hacerlo:

• Buscar y comparar vuelos y hoteles
• Pagar importantes costes por adelantado
• Recoger y presentar recibos
• Esperar varias semanas la aprobación del patrocinador y el reembolso

Esto supone una presión financiera y un estrés emocional innecesarios, sobre todo para los pacientes que ya tienen que hacer frente a las exigencias de un ensayo clínico.

Retrasos en la aprobación de los patrocinadores

Como los gastos superaron las directrices aprobadas, las tres visitas requirieron una revisión manual y la aprobación del patrocinador. Esto:

• Retraso en el reembolso
• Mayor carga de trabajo administrativo
• Desvío de tiempo de actividades más críticas del juicio

Carga administrativa del emplazamiento

El sitio debía:

• Recopilar y revisar la documentación
• Escalar las aprobaciones
• Gestionar las expectativas de los pacientes en cuanto a los plazos de reembolso

Todo esto podría haberse evitado.

El valor de la gestión especializada de viajes para ensayos clínicos

Este ejemplo demuestra por qué la coordinación profesional de los viajes tiene un valor incalculable.

Cuando Colpitts Clinical gestiona los viajes:

Eliminamos las barreras financieras para los pacientes

• Sin pagos por adelantado
• Sin esperas para el reembolso
• Sin incertidumbre financiera

Eliminamos el estrés de las reservas

Los pacientes pueden centrarse en su salud y su participación, no en comparar rutas aéreas o tarifas hoteleras.

Controlamos los costes dentro de las directrices del patrocinador

Viajar es nuestra especialidad.
Nosotros:

• Reservar dentro de los límites de tarifa aprobados
• Seleccionar transportistas rentables
• Garantizar el cumplimiento de las políticas del patrocinador
• Evitar los excesos presupuestarios

Protegemos los presupuestos de los patrocinadores

• En este caso, los costes del patrocinador casi se triplicaron debido a reservas no gestionadas. Nuestra gestión proactiva evita gastos innecesarios al tiempo que mantiene la comodidad y el confort de los pacientes.
• Apoyo a los centros, protección de los pacientes, control de costes
• Los centros de ensayos clínicos ya gestionan protocolos complejos, atención al paciente y requisitos normativos. La logística de los viajes no debe añadirse a esa carga.

Al utilizar los servicios de Colpitts Clinical, los centros pueden:

• Reducir la carga de trabajo administrativo
• Mejorar la satisfacción del paciente
• Garantizar el cumplimiento financiero
• Evite costosos retrasos en la aprobación

Y lo que es más importante, los pacientes reciben un apoyo que elimina el estrés, no que lo aumenta.

 

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