Un ejemplo real de un centro de ensayos clínicos francés

Un ejemplo real de un centro de ensayos clínicos francés: Cuando los viajes reservados por los pacientes cuestan más que dinero

En la investigación clínica, la experiencia del paciente, la eficiencia del centro y el control de costos son factores fundamentales para el éxito de los ensayos. Recientemente, una situación ocurrida en un centro de Francia puso de manifiesto por qué la gestión especializada de los viajes para ensayos clínicos no solo es útil, sino esencial.

La situación

Un paciente que participó en un ensayo clínico en Francia completó:

• Una visita de detección
• Visita 1
• Visita 2

En las tres visitas, el paciente organizó y pagó por su cuenta el viaje, incluidos los vuelos y el alojamiento en hotel, con la intención de presentar los recibos para su reembolso.

A primera vista, esto puede parecer sencillo. En realidad, generó retos financieros y operativos evitables tanto para el patrocinador como para el paciente.

¿Qué pasó?

• Vuelos reservados con tarifas premium
• El paciente reservó vuelos con Air France, una aerolínea nacional de servicio completo. Aunque es una compañía de renombre y confiable, Air France no es una aerolínea de bajo costo.
• Una alternativa más rentable, como EasyJet, habría estado dentro de los parámetros presupuestarios aprobados para viajes proporcionados por el patrocinador.
• Como resultado, los costos de los pasajes aéreos fueron significativamente más altos de lo necesario.
• Hoteles muy por encima de las tarifas aprobadas

El paciente, sin saberlo, seleccionó opciones de hotel que superaban con creces los límites de tarifa por noche aprobados. Desde el punto de vista del paciente, las opciones eran razonables y convenientes. Sin embargo, al no conocer los límites máximos aprobados por el patrocinador, no existía ningún mecanismo para garantizar el cumplimiento de los costos.

En tres visitas, los costos totales de alojamiento y vuelos fueron casi tres veces superiores a los que se habrían incurrido si Colpitts Clinical hubiera organizado el viaje dentro de los parámetros acordados.

Los costos ocultos más allá del presupuesto

El impacto financiero es solo una parte de la historia.

Estrés del paciente y carga financiera

El paciente tenía que:

• Busca y compara vuelos y hoteles.
• Pagar costos significativos por adelantado
• Recopilar y presentar los recibos.
• Espere varias semanas para obtener la aprobación del patrocinador y el reembolso.

Esto genera una presión financiera y un estrés emocional innecesarios, especialmente para los pacientes que ya están lidiando con las exigencias de un ensayo clínico.

Retrasos en la aprobación de los patrocinadores

Debido a que los gastos excedieron las pautas aprobadas, las tres visitas requirieron una revisión manual y la aprobación del patrocinador. Esto:

• Reembolso retrasado
• Aumento de la carga de trabajo administrativo.
• Tiempo desviado de actividades más críticas del juicio.

Carga administrativa del sitio

El sitio debía cumplir los siguientes requisitos:

• Recopilar y revisar la documentación.
• Elevar las aprobaciones
• Gestionar las expectativas de los pacientes con respecto a los plazos de reembolso.

Todo esto se podría haber evitado.

El valor de la gestión especializada de viajes para ensayos clínicos

Este ejemplo demuestra por qué la coordinación profesional de viajes es tan valiosa.

Cuando Colpitts Clinical gestiona los viajes:

Eliminamos las barreras financieras para los pacientes.

• No se requieren pagos por adelantado.
• Sin esperas para el reembolso
• Sin incertidumbre financiera

Eliminamos el estrés de las reservaciones

Los pacientes pueden centrarse en su salud y en participar, sin tener que comparar rutas de vuelo o tarifas de hotel.

Controlamos los costos dentro de las directrices del patrocinador.

Los viajes son nuestra especialidad.
Nosotros:

• Reserve dentro de los límites de tarifas aprobados.
• Selecciona transportistas rentables.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas del patrocinador.
• Evitar sobrecostos presupuestarios

Protegemos los presupuestos de los patrocinadores

• En este caso, los costos del patrocinador casi se triplicaron debido a reservas no gestionadas. Nuestra gestión proactiva evita gastos innecesarios al tiempo que mantiene la comodidad y conveniencia del paciente.
• Apoyando a los centros, protegiendo a los pacientes, controlando los costos
• Los centros de ensayos clínicos ya se encargan de gestionar protocolos complejos, la atención al paciente y los requisitos normativos. La logística de los viajes no debería suponer una carga adicional.

Al utilizar los servicios de Colpitts Clinical, los centros pueden:

• Reducir la carga de trabajo administrativo.
• Mejorar la satisfacción de los pacientes
• Garantizar el cumplimiento financiero
• Evite costosos retrasos en la aprobación

Lo más importante es que se brinda apoyo a los pacientes de una manera que elimina el estrés, en lugar de aumentarlo.

 

Leer más

El papel fundamental de los ensayos clínicos y la coordinación de viajes de apoyo – Colpitts Clinical

Colpitts va más allá de los viajes

Igualdad de acceso a los ensayos clínicos Garantizar una inscripción satisfactoria

Visítenos en Facebook