Un esempio reale da un sito di sperimentazione clinica francese

Un esempio reale da un sito di sperimentazione clinica francese: Quando i viaggi prenotati dai pazienti costano più del denaro

Nella ricerca clinica, l'esperienza del paziente, l'efficienza del sito e il controllo dei costi sono tutti fattori critici per il successo della sperimentazione. Recentemente, una situazione verificatasi in un sito in Francia ha evidenziato esattamente perché la gestione specializzata dei viaggi per gli studi clinici non è solo utile, ma è essenziale.

La situazione

Un paziente che partecipa a uno studio clinico in Francia ha completato:

• Una visita di screening
• Visita 1
• Visita 2

Per tutte e tre le visite, il paziente ha organizzato e pagato autonomamente il proprio viaggio, compresi i voli e l'alloggio in hotel, con l'intenzione di presentare le ricevute per il rimborso.

In apparenza, ciò può sembrare semplice. In realtà, ha creato sfide finanziarie e operative evitabili sia per lo sponsor che per il paziente.

Cosa è successo?

• Voli prenotati a tariffe premium
• Il paziente ha prenotato i voli con Air France, una compagnia di bandiera a servizio completo. Pur essendo rinomata e affidabile, Air France non è una compagnia aerea a basso costo.
• Un'alternativa più economica, come EasyJet, sarebbe rientrata nei parametri del budget di viaggio approvato dallo sponsor.
• Di conseguenza, i costi dei biglietti aerei sono stati notevolmente superiori al necessario.
• Hotel molto al di sopra delle tariffe approvate

Il paziente ha inconsapevolmente scelto opzioni alberghiere che superavano di gran lunga i limiti delle tariffe notturne approvate. Dal punto di vista del paziente, le scelte erano ragionevoli e convenienti. Tuttavia, senza la visibilità dei massimali approvati dallo sponsor, non c'era alcun meccanismo per garantire la conformità dei costi.

In tre visite, i costi totali di alloggio e volo sono stati quasi tre volte superiori a quelli che sarebbero stati sostenuti se la Colpitts Clinical avesse organizzato il viaggio secondo i parametri concordati.

I costi nascosti oltre il budget

L'impatto finanziario è solo una parte della storia.

Stress del paziente e oneri finanziari

Il paziente doveva:

• Ricerca e confronto di voli e hotel
• Pagare costi significativi in anticipo
• Raccogliere e inviare le ricevute
• Attendere diverse settimane per l'approvazione dello sponsor e il rimborso

Questo introduce inutili pressioni finanziarie e stress emotivo, in particolare per i pazienti che stanno già affrontando le richieste di uno studio clinico.

Ritardi nell'approvazione degli sponsor

Poiché le spese superavano le linee guida approvate, tutte e tre le visite hanno richiesto una revisione manuale e l'approvazione dello sponsor. Questo:

• Rimborso ritardato
• Aumento del carico di lavoro amministrativo
• Tempo deviato da attività processuali più critiche

Onere amministrativo del sito

Al sito è stato richiesto di:

• Raccolta e revisione della documentazione
• Escalation delle approvazioni
• Gestire le aspettative dei pazienti in merito alle tempistiche di rimborso

Tutto questo poteva essere evitato.

Il valore di una gestione specializzata dei viaggi per le sperimentazioni cliniche

Questo esempio dimostra perché il coordinamento professionale dei viaggi è prezioso.

Quando la Clinica Colpitts gestisce i viaggi:

Eliminiamo gli ostacoli finanziari per i pazienti

• Non sono richiesti pagamenti anticipati
• Nessuna attesa per il rimborso
• Nessuna incertezza finanziaria

Eliminiamo lo stress da prenotazione

I pazienti possono concentrarsi sulla loro salute e sulla partecipazione, senza confrontare le rotte dei voli o le tariffe degli hotel.

Controlliamo i costi entro le linee guida degli sponsor

I viaggi sono la nostra competenza.
Noi:

• Prenotazione entro i limiti dei massimali tariffari approvati
• Selezionare vettori convenienti
• Garantire la conformità alle politiche degli sponsor
• Prevenire gli sforamenti di budget

Proteggiamo i budget degli sponsor

• In questo caso, i costi degli sponsor erano quasi triplicati a causa di prenotazioni non gestite. La nostra gestione proattiva evita spese inutili, mantenendo il comfort e la convenienza per il paziente.
• Sostenere i siti, proteggere i pazienti, controllare i costi
• I siti di sperimentazione clinica devono già gestire protocolli complessi, assistenza ai pazienti e requisiti normativi. La logistica dei viaggi non deve aggiungersi a questo fardello.

Utilizzando i servizi di Colpitts Clinical, i siti possono:

• Ridurre il carico di lavoro amministrativo
• Migliorare la soddisfazione del paziente
• Garantire la conformità finanziaria
• Evitare costosi ritardi nell'approvazione

Soprattutto, i pazienti vengono assistiti in modo da eliminare lo stress, non da aumentarlo.

 

Per saperne di più

Ruolo fondamentale delle sperimentazioni cliniche e del coordinamento dei viaggi di supporto - Colpitts Clinical

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