Các bước để cuộc họp với điều tra viên diễn ra thành công

Vậy là bạn đã được giao nhiệm vụ lên kế hoạch cho một cuộc họp nhà nghiên cứu (IM). Những sự kiện này có tác động rất lớn đến thành công chung của một thử nghiệm lâm sàng, đến mức mong muốn đạt được kết quả có thể khiến giai đoạn lập kế hoạch trở nên quá sức. Tuy nhiên, việc chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể có thể giúp các nhà tài trợ và các tổ chức nghiên cứu lâm sàng (CRO) xác định và đạt được các mục tiêu của mình cho cuộc họp IM.

• Bước đầu tiên là xác định mục tiêu tập luyện của bạn. Bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu nếu không biết mình đang cố gắng đạt được điều gì.
• Hãy lập ngân sách với sự tuân thủ các quy định làm trọng tâm. Điều quan trọng nhất cần lưu ý khi tổ chức một cuộc họp IM là tuân thủ Đạo luật Sunshine. Địa điểm tổ chức không nên là những khách sạn năm sao sang trọng, hay thậm chí là những khách sạn có từ “resort” hoặc “spa” trong tên gọi. Các bữa ăn nên có mức giá vừa phải. Việc thương lượng trước về “thực đơn dành cho ngành dược phẩm” sẽ giúp giảm thiểu chi phí. Các khách sạn sân bay là lựa chọn phù hợp vì chúng cũng giúp tiết kiệm chi phí đi lại. Việc lập ngân sách chính xác và lưu trữ hồ sơ là điều thiết yếu. Hãy nhớ ba yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý khi lập kế hoạch cho một IM là tính nhất quán, tuân thủ và hiệu quả chi phí.
• Khi lựa chọn địa điểm, điều quan trọng là bạn cần xem xét các khu vực mà khách tham dự mục tiêu của bạn sẽ di chuyển đến. Địa điểm tổ chức nên nằm ở một thành phố trung tâm để các nhà nghiên cứu có thể đến nơi trong vòng ba đến sáu giờ. Hãy lưu ý rằng các cuộc họp nhà nghiên cứu thường chỉ kéo dài hai ngày, vì vậy bạn không nên để người tham dự phải di chuyển quá nhiều giờ. Các nhà nghiên cứu không muốn phải vắng mặt tại văn phòng hoặc xa rời bệnh nhân của họ, nên hãy tổ chức vào thứ Sáu và thứ Bảy. Khi bạn đã quyết định thành phố hoặc các thành phố mà bạn muốn tổ chức IM, hãy chọn ba khách sạn khác nhau và đàm phán, đàm phán, đàm phán. Không chỉ giá phòng khách sạn mới ảnh hưởng đến ngân sách của bạn, mà còn cả thực phẩm và đồ uống, phòng miễn phí, internet, giảm giá thiết bị nghe nhìn và nhiều thứ khác. Hãy tìm hiểu xem có công ty dược phẩm nào khác sẽ ở cùng khách sạn vào thời điểm đó không. Nếu có, hãy đảm bảo rằng địa điểm họp của bạn không ở gần các công ty dược phẩm khác để bí mật thương mại không lọt vào tai người không nên biết.
• Kế hoạch của bạn sẽ dần được hoàn thiện theo thời gian, nhưng bạn cần bắt đầu suy nghĩ về các vấn đề hậu cần để có thể thực hiện được những mục tiêu đó. Ví dụ, bạn dự kiến sẽ có bao nhiêu người tham dự, và làm thế nào để tăng số lượng người tham dự? Bạn sẽ cần bao nhiêu diện tích phòng họp để buổi hội thảo trực tuyến (IM) diễn ra một cách tương tác và hấp dẫn nhất có thể? Chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều nội dung cần trình bày trong hai ngày, vì vậy hãy sắp xếp chương trình thật chặt chẽ.
• Hãy dành đủ thời gian cho các hoạt động kết nối và giao lưu vào buổi tối, tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng các sự kiện này phải mang tính khiêm tốn để tuân thủ các quy tắc của ngành dược phẩm.

Nhìn chung, bạn cần xem xét cách thức tốt nhất để giúp các nhà nghiên cứu rời khỏi cuộc họp với lượng kiến thức và sự hiểu biết sâu sắc nhất có thể về các phác đồ lâm sàng. Các quyết định được đưa ra trong suốt quá trình lập kế hoạch có thể góp phần vào việc tuyển dụng và duy trì bệnh nhân, cũng như thời gian thực hiện và chi phí tổng thể của nghiên cứu.