Ein reales Beispiel aus einer französischen klinischen Prüfstelle

Ein reales Beispiel aus einer französischen klinischen Prüfstelle: Wenn eine vom Patienten gebuchte Reise mehr als nur Geld kostet

In der klinischen Forschung sind die Erfahrungen der Patienten, die Effizienz des Prüfzentrums und die Kostenkontrolle entscheidend für den Erfolg der Studie. Kürzlich hat eine Situation an einem Standort in Frankreich deutlich gemacht, warum ein spezialisiertes Reisemanagement für klinische Studien nicht nur hilfreich, sondern unerlässlich ist.

Die Situation

Ein Patient, der an einer klinischen Studie in Frankreich teilnimmt, hat diese abgeschlossen:

• Ein Screening-Besuch
• Besuch 1
• Besuch 2

Für alle drei Besuche organisierte und bezahlte der Patient selbständig seine Reise, einschließlich Flug und Hotelunterkunft, mit der Absicht, Quittungen zur Erstattung einzureichen.

Oberflächlich betrachtet, mag dies einfach erscheinen. In Wirklichkeit führte es zu vermeidbaren finanziellen und operativen Herausforderungen sowohl für den Sponsor als auch für den Patienten.

Was ist passiert?

• Flüge zu Premiumpreisen gebucht
• Der Patient buchte Flüge bei Air France, einer nationalen Fluggesellschaft mit vollem Serviceangebot. Air France ist zwar seriös und zuverlässig, aber keine Billigfluggesellschaft.
• Eine kostengünstigere Alternative, wie z. B. EasyJet, wäre im Rahmen des vom Auftraggeber genehmigten Reisebudgets möglich gewesen.
• Infolgedessen waren die Flugkosten deutlich höher als nötig.
• Hotels weit über den genehmigten Preisen

Der Patient wählte unwissentlich Hoteloptionen aus, die weit über den genehmigten Höchstpreisen für die Nacht lagen. Aus Sicht des Patienten war die Auswahl vernünftig und bequem. Da die vom Sponsor genehmigten Obergrenzen jedoch nicht sichtbar waren, gab es keinen Mechanismus, um die Einhaltung der Kosten sicherzustellen.

Bei drei Besuchen waren die gesamten Unterbringungs- und Flugkosten fast dreimal so hoch wie die Kosten, die angefallen wären, wenn Colpitts Clinical die Reisen innerhalb der vereinbarten Parameter organisiert hätte.

Die versteckten Kosten jenseits des Budgets

Die finanziellen Auswirkungen sind nur ein Teil der Geschichte.

Patientenstress und finanzielle Belastung

Der Patient musste das tun:

• Flüge und Hotels suchen und vergleichen
• erhebliche Kosten im Voraus zahlen
• Quittungen sammeln und einreichen
• Mehrere Wochen auf die Genehmigung des Sponsors und die Rückerstattung warten

Dies führt zu unnötigem finanziellen Druck und emotionalem Stress - insbesondere für Patienten, die bereits mit den Anforderungen einer klinischen Studie konfrontiert sind.

Verzögerungen bei der Genehmigung durch den Sponsor

Da die Ausgaben die genehmigten Richtlinien überschritten, mussten alle drei Besuche manuell überprüft und vom Sponsor genehmigt werden. Dies:

• Verspätete Erstattung
• Erhöhte administrative Arbeitsbelastung
• Abgezweigte Zeit von wichtigeren Versuchsaktivitäten

Verwaltungsaufwand vor Ort

Der Standort musste dies tun:

• Dokumentation sammeln und prüfen
• Genehmigungen eskalieren
• die Erwartungen der Patienten in Bezug auf die Fristen für die Kostenerstattung zu steuern

All dies hätte vermieden werden können.

Der Wert des spezialisierten Reisemanagements für klinische Studien

Dieses Beispiel zeigt, warum eine professionelle Reisekoordination von unschätzbarem Wert ist.

Wenn Colpitts Clinical Reisen verwaltet:

Wir beseitigen finanzielle Hürden für Patienten

• Keine Vorabzahlungen erforderlich
• Kein Warten auf Erstattung
• Keine finanzielle Unsicherheit

Wir beseitigen den Buchungsstress

Die Patienten können sich auf ihre Gesundheit und ihre Teilnahme konzentrieren und nicht auf den Vergleich von Flugrouten oder Hotelpreisen.

Wir kontrollieren die Kosten innerhalb der Sponsorenrichtlinien

Reisen ist unser Fachgebiet.
Wir:

• Buchen Sie innerhalb der genehmigten Ratenobergrenzen
• Kostengünstige Träger auswählen
• Sicherstellung der Einhaltung der Richtlinien des Sponsors
• Verhindern von Budgetüberschreitungen

Wir schützen die Budgets der Sponsoren

• In diesem Fall hatten sich die Kosten für den Sponsor aufgrund von nicht verwalteten Buchungen fast verdreifacht. Unser proaktives Management verhindert unnötige Ausgaben, während der Komfort für die Patienten erhalten bleibt.
• Unterstützung der Standorte, Schutz der Patienten, Kostenkontrolle
• Klinische Prüfzentren sind bereits mit komplexen Protokollen, Patientenversorgung und behördlichen Anforderungen konfrontiert. Die Reiselogistik sollte diese Belastung nicht noch verstärken.

Durch die Inanspruchnahme der Dienstleistungen von Colpitts Clinical können Standorte:

• Verringerung des Verwaltungsaufwands
• Verbesserung der Patientenzufriedenheit
• Gewährleistung der Einhaltung der Finanzvorschriften
• Vermeiden Sie kostspielige Genehmigungsverzögerungen

Am wichtigsten ist, dass die Patienten auf eine Art und Weise unterstützt werden, die Stress abbaut, anstatt ihn zu verstärken.

 

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