خطوات نجاح اجتماع المحققين

لقد تم تكليفك بالتخطيط لاجتماع المحققين (IM). هذه الأحداث لها تأثير كبير على النجاح الكلي للتجربة السريرية لدرجة أن الرغبة في تحقيق النتائج قد تجعل مرحلة التخطيط تبدو مرهقة. ومع ذلك، فإن تقسيمها إلى خطوات يمكن أن يساعد الجهات الراعية ومنظمات الرعاية السريرية على تحديد وتحقيق أهدافها الخاصة باجتماع المحققين.

• يجب أن تكون الخطوة الأولى هي تحديد أهدافك التدريبية. لا يمكنك تحقيق الأهداف إذا كنت لا تعرف ما تحاول تحقيقه.
• ضع ميزانيتك مع وضع الامتثال في الاعتبار. إن أهم عنصر يجب أخذه في الاعتبار عند إقامة حفل الزفاف هو الامتثال لقانون الشمس المشرقة. يجب ألا تكون الأماكن فنادق فخمة من فئة الخمس نجوم، أو حتى الفنادق التي تحمل اسم “منتجع” أو “منتجع صحي”. يجب أن تكون الوجبات متواضعة في السعر. يساعد التفاوض على “قوائم الطعام” مقدماً على خفض التكاليف. تعمل فنادق المطارات بشكل جيد لأنها توفر أيضاً تكاليف النقل. من الضروري وضع ميزانية دقيقة وحفظ السجلات. تذكّر أن أهم ثلاثة عناصر يجب وضعها في الاعتبار عند التخطيط لحفل الزفاف هي الاتساق والامتثال وفعالية التكلفة.
• عند اختيار الموقع، من المهم أن تنظر إلى المناطق التي سيسافر منها الحاضرون المستهدفون. يجب أن يكون المكان في مدينة مركزية بحيث يمكن للمحققين الوصول إلى المدينة في غضون ثلاث إلى ست ساعات. ضع في اعتبارك أن اجتماعات المحققين عادةً ما تستغرق يومين فقط، لذلك لا تريد أن تجعل الحضور يسافرون لساعات طويلة. لا يرغب محققوك في أن يكونوا خارج المكتب أو بعيدًا عن مرضاهم، لذا اجعلهم في يوم الجمعة/السبت. بمجرد أن تقرر في أي مدينة أو مدن تريد أن تقيم فيها مؤتمرك، اختر ثلاثة فنادق مختلفة وتفاوض، ثم تفاوض، ثم تفاوض. لا يقتصر الأمر على أسعار الفنادق التي يمكن أن تؤثر على ميزانيتك فحسب، بل يمكن أن تؤثر على أسعار الطعام والمشروبات والغرف المجانية والإنترنت والخصومات على الصوت والصورة والمزيد. اعرف ما إذا كانت هناك شركات أدوية أخرى في الفندق في نفس الوقت. إذا كان الأمر كذلك، تأكد من أن مكان اجتماعك ليس بالقرب من شركات الأدوية الأخرى حتى لا تصل الأسرار التجارية إلى الآذان الخطأ.
• سيتطور جدول أعمالك بمرور الوقت، ولكن عليك البدء في التفكير في الخدمات اللوجستية التي ستسمح لك بتحقيق تلك الأهداف. على سبيل المثال كم عدد الحضور الذين تهدف إلى حضورهم، وكيف يمكنك زيادة الحضور؟ ما هو مقدار المساحة التي ستحتاجها للاجتماع من أجل جعل الاجتماع تفاعلياً وجذاباً قدر الإمكان؟ من المحتمل أن يكون لديك الكثير لتغطيته في يومين، لذا اجعل جدول الأعمال محكمًا.
• خصص وقتاً كافياً للتواصل والفعاليات الاجتماعية في المساء, على الرغم من أنك ستحتاج إلى التأكد من أن الأحداث متواضعة من أجل الامتثال لقوانين الصيدلة.

بشكل عام، عليك التفكير في أفضل السبل التي تسمح للباحثين بمغادرة الاجتماع بأكبر قدر ممكن من المعرفة والفهم الشامل للبروتوكولات السريرية. يمكن أن تساهم القرارات التي يتم اتخاذها خلال عملية التخطيط في تسجيل المرضى والاحتفاظ بهم والمدة الإجمالية للدراسة وتكلفتها.