Un exemplu real de la o unitate franceză de studii clinice

Un exemplu real de la un centru francez de studii clinice: Când călătoriile rezervate de pacienți costă mai mult decât bani

În cercetarea clinică, experiența pacienților, eficiența locației și controlul costurilor sunt toate esențiale pentru succesul studiului. Recent, o situație apărută la un centru din Franța a evidențiat exact de ce managementul specializat al călătoriilor pentru studiile clinice nu este doar util, ci esențial.

Situația

Un pacient care a participat la un studiu clinic în Franța a finalizat:

• O vizită de screening
• Vizită 1
• Vizită 2

Pentru toate cele trei vizite, pacientul și-a organizat și plătit în mod independent propria călătorie, inclusiv zborurile și cazarea la hotel, cu intenția de a prezenta chitanțe pentru rambursare.

La suprafață, acest lucru poate părea simplu. În realitate, aceasta a creat provocări financiare și operaționale evitabile atât pentru sponsor, cât și pentru pacient.

Ce s-a întâmplat?

• Zboruri rezervate la tarife premium
• Pacientul a rezervat zboruri cu Air France, o companie națională cu servicii complete. Deși este o companie de încredere, Air France nu este o companie aeriană low-cost.
• O alternativă mai eficientă din punct de vedere al costurilor, cum ar fi EasyJet, s-ar fi încadrat în parametrii bugetului de călătorie aprobat, furnizat de sponsor.
• Ca urmare, costurile biletelor de avion au fost semnificativ mai mari decât era necesar.
• Hoteluri cu mult peste tarifele aprobate

În necunoștință de cauză, pacientul a ales opțiuni hoteliere care depășeau cu mult limitele aprobate pentru tarifele pe noapte. Din perspectiva pacientului, opțiunile erau rezonabile și convenabile. Cu toate acestea, fără vizibilitatea plafoanelor aprobate de sponsor, nu exista niciun mecanism care să asigure respectarea costurilor.

Pe parcursul a trei vizite, costurile totale de cazare și de zbor au fost de aproape trei ori mai mari decât cele care ar fi fost suportate dacă Colpitts Clinical ar fi organizat călătoriile în parametrii conveniți.

Costurile ascunse dincolo de buget

Impactul financiar este doar o parte din poveste.

Stresul pacienților și povara financiară

Pacientul a trebuit să:

• Căutați și comparați zboruri și hoteluri
• Plătiți costuri semnificative în avans
• Colectarea și prezentarea chitanțelor
• Așteptați câteva săptămâni pentru aprobarea și rambursarea sponsorului

Acest lucru introduce o presiune financiară inutilă și stres emoțional - în special pentru pacienții care se confruntă deja cu cerințele unui studiu clinic.

Întârzieri în aprobarea sponsorului

Deoarece cheltuielile au depășit liniile directoare aprobate, toate cele trei vizite au necesitat revizuirea manuală și aprobarea sponsorului. Aceasta:

• Rambursare întârziată
• Creșterea volumului de muncă administrativă
• Timp deturnat de la activități procesuale mai importante

Sarcina administrativă a site-ului

Site-ul a fost solicitat să:

• Colectarea și revizuirea documentației
• Escaladarea aprobărilor
• Gestionarea așteptărilor pacienților cu privire la termenele de rambursare

Toate acestea ar fi putut fi evitate.

Valoarea managementului specializat al călătoriilor pentru studii clinice

Acest exemplu demonstrează de ce coordonarea profesională a călătoriilor este de neprețuit.

Când Colpitts Clinical gestionează călătoriile:

Eliminăm barierele financiare pentru pacienți

• Nu sunt necesare plăți în avans
• Fără așteptare pentru rambursare
• Nicio incertitudine financiară

Eliminăm stresul legat de rezervări

Pacienții se pot concentra pe sănătatea și participarea lor, nu pe compararea rutelor de zbor sau a tarifelor hoteliere.

Controlăm costurile în cadrul liniilor directoare ale sponsorilor

Călătoriile sunt expertiza noastră.
Noi:

• Înregistrarea în cadrul plafoanelor tarifare aprobate
• Selectați transportatori eficienți din punct de vedere al costurilor
• Asigurați conformitatea cu politicile sponsorului
• Prevenirea depășirii bugetului

Protejăm bugetele sponsorilor

• În acest caz, costurile sponsorului au fost aproape triplate din cauza rezervărilor negestionate. Gestionarea noastră proactivă previne cheltuielile inutile, menținând în același timp confortul și confortul pacienților.
• Sprijinirea locațiilor, protejarea pacienților, controlul costurilor
• Centrele de studii clinice gestionează deja protocoale complexe, îngrijirea pacienților și cerințele de reglementare. Logistica călătoriilor nu ar trebui să se adauge la această povară.

Prin utilizarea serviciilor Colpitts Clinical, site-urile pot:

• Reducerea volumului de muncă administrativă
• Îmbunătățirea satisfacției pacienților
• Asigurați conformitatea financiară
• Evitați întârzierile costisitoare de aprobare

Cel mai important, pacienții sunt sprijiniți într-un mod care elimină stresul, nu îl accentuează.

 

Citește mai mult

Rolul vital al studiilor clinice și al coordonării călătoriilor de sprijin - Colpitts Clinical

Colpitts merge dincolo de călătorii

Acces egal la studiile clinice Asigurarea unei înscrieri reușite

Vizitați-ne pe Facebook