Un exemple concret d'un site d'essais cliniques français

Un exemple concret d'un site d'essai clinique français : Quand les voyages réservés par les patients coûtent plus que de l'argent

Dans le domaine de la recherche clinique, l'expérience du patient, l'efficacité du site et la maîtrise des coûts sont autant d'éléments essentiels à la réussite de l'essai. Récemment, une situation survenue sur un site en France a mis en évidence la raison pour laquelle la gestion des voyages par des spécialistes pour les essais cliniques n'est pas seulement utile, elle est essentielle.

La situation

Un patient participant à un essai clinique en France a terminé :

• Une visite de dépistage
• Visite 1
• Visiter 2

Pour les trois visites, le patient a organisé et payé lui-même son voyage, y compris les vols et l'hébergement à l'hôtel, avec l'intention de présenter des reçus pour le remboursement.

À première vue, cela peut sembler simple. En réalité, cela a créé des défis financiers et opérationnels évitables pour le promoteur et le patient.

Que s'est-il passé ?

• Vols réservés à des tarifs préférentiels
• Le patient a réservé des vols auprès d'Air France, une compagnie nationale offrant un service complet. Bien que réputée et fiable, Air France n'est pas une compagnie aérienne à bas prix.
• Une alternative plus rentable, telle qu'EasyJet, aurait respecté les paramètres du budget de voyage approuvé par le sponsor.
• En conséquence, les coûts des billets d'avion ont été beaucoup plus élevés que nécessaire.
• Les hôtels dépassent largement les tarifs autorisés

Le patient a choisi, sans le savoir, des options hôtelières qui dépassaient de loin les limites approuvées pour les tarifs de nuit. Du point de vue du patient, ces choix étaient raisonnables et pratiques. Cependant, sans visibilité des plafonds approuvés par le sponsor, il n'y avait pas de mécanisme pour assurer la conformité des coûts.

Sur trois visites, le total des frais d'hébergement et de vol a été près de trois fois supérieur à ce qu'il aurait été si Colpitts Clinical avait organisé le voyage dans le respect des paramètres convenus.

Les coûts cachés au-delà du budget

L'impact financier n'est qu'une partie de l'histoire.

Stress des patients et charge financière

Le patient devait :

• Recherche et comparaison de vols et d'hôtels
• Payer d'avance des coûts importants
• Collecter et soumettre les reçus
• Attendre plusieurs semaines pour l'approbation du sponsor et le remboursement

Cela entraîne une pression financière et un stress émotionnel inutiles, en particulier pour les patients qui doivent déjà faire face aux exigences d'un essai clinique.

Retards dans l'approbation des promoteurs

Comme les dépenses dépassaient les lignes directrices approuvées, les trois visites ont dû faire l'objet d'un examen manuel et d'une approbation par le sponsor. Ceci :

• Retard de remboursement
• Augmentation de la charge de travail administratif
• Temps détourné d'activités d'essai plus critiques

Charge administrative du site

Le site devait :

• Collecte et examen de la documentation
• Faire remonter les approbations
• Gérer les attentes des patients en ce qui concerne les délais de remboursement

Tout cela aurait pu être évité.

L'intérêt d'une gestion spécialisée des déplacements pour les essais cliniques

Cet exemple montre pourquoi la coordination professionnelle des voyages est inestimable.

Quand Colpitts Clinical gère les voyages :

Nous éliminons les obstacles financiers pour les patients

• Aucun paiement initial n'est requis
• Pas d'attente de remboursement
• Pas d'incertitude financière

Nous éliminons le stress de la réservation

Les patients peuvent se concentrer sur leur santé et leur participation, et non sur la comparaison des itinéraires aériens ou des tarifs hôteliers.

Nous contrôlons les coûts dans le cadre des directives du sponsor

Les voyages sont notre spécialité.
Nous :

• Comptabiliser dans le cadre des plafonds tarifaires approuvés
• Sélectionner des transporteurs rentables
• Assurer la conformité avec les politiques du sponsor
• Prévenir les dépassements de budget

Nous protégeons les budgets des sponsors

• Dans ce cas, les coûts du sponsor ont presque triplé en raison de réservations non gérées. Notre gestion proactive permet d'éviter les dépenses inutiles tout en préservant le confort et la commodité des patients.
• Soutenir les sites, protéger les patients, contrôler les coûts
• Les sites d'essais cliniques gèrent déjà des protocoles complexes, des soins aux patients et des exigences réglementaires. La logistique des déplacements ne doit pas alourdir ce fardeau.

En utilisant les services de Colpitts Clinical, les sites peuvent :

• Réduire la charge de travail administratif
• Améliorer la satisfaction des patients
• Assurer la conformité financière
• Éviter les retards d'approbation coûteux

Plus important encore, les patients sont soutenus de manière à éliminer le stress, et non à l'accroître.

 

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